Uma equipe da Secretaria de Administração e Recursos Humanos (Semad), da Prefeitura de Aracruz, que participa do projeto de criação do Arquivo Público do Município fez uma visita, no dia (24/08), ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo, em Vitória, para tratar de um convênio de cooperação técnica. A intenção é que o órgão estadual auxilie tecnicamente o município a criar e gerir seu arquivo, uma medida importante para dar salvaguarda à documentação e memória histórica da cidade.

A prefeitura conta hoje com um Setor de Arquivo e tem um projeto de transformá-lo a médio prazo em um Arquivo Público. Trata-se de uma iniciativa pioneira entre os municípios do estado capixaba. Essa medida é importante pois, a partir dela, o município passa a ter autonomia para eliminar toda a documentação prescrita. Segundo a Lei 8.159/1991 a eliminação de um registro público só é possível mediante autorização da instituição arquivística na específica esfera de competência. “Isso vai significar menos burocracia e dará mais garantia para preservar a memória documental de Aracruz”, explicou a arquivista da Semad, Elenildes Soares da Silva.

Segundo Elenildes, a criação do Arquivo Público de Aracruz além de atender ao dispositivo constitucional de autogestão de sua própria documentação, vai facilitar à população ter acesso à documentação de interesse, conforme os preceitos da recém implementada Lei de Acesso à Informação (LAI). Ela explicou que para que isso se torne possível é importante o apoio técnico do Programa de Gestão Documental do Estado (Proged), órgão responsável por estabelecer regras claras e objetivas para avaliação, eliminação e armazenagem dos documentos públicos.

“Queremos que o Proged nos capacite em relação as normas e procedimentos; recursos tecnológicos e instrumentos técnicos para organizar o nosso acervo, seguindo os preceitos técnicos da moderna arquivologia”, explicou Elenildes. Ela acrescentou que foram também discutidos no encontro outros pontos como a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e as mudanças na tabela de temporalidade documental.

Os técnicos da prefeitura, após conhecerem toda a estrutura física do Arquivo Público se reuniram com o presidente da Associação dos Arquivos do Espírito Santo, Marcos Rabelo, que elogiou a iniciativa de Aracruz em criar seu arquivo e prometeu dar todo o suporte para o município nos procedimentos de sua gestão documental. “Daremos toda a ajuda necessária para que Aracruz possa racionalizar o fluxo de seus documentos e controlar a sua produção, por meio da aplicação de modernas técnicas administrativas”, falou.

Após o encontro, o Setor de Arquivos da Semad ficou encarregado de realizar um diagnóstico da situação arquivística do município e a Associação de Arquivistas do Estado se comprometeu a enviar para a prefeitura uma minuta de projeto de lei para a criação do Arquivo Público Municipal. Participaram da visita técnica além de Elenildes, a advogada da Semad, Pollyana Alves Cuzzuol, e o coordenador do Setor de Arquivos da Semad, Marco Antonio Barbosa Neves.

Arquivo Geral

O Arquivo Geral da Prefeitura é composto por documentos administrativos do município, a sua missão institucional é atender os usuários tanto internos quanto externos, exercitando o recebimento, a guarda e a conservação de processos e documentos para promover sua divulgação quando solicitado. O atendimento ao público é feito de 12h às 18h, na Av. Morobá, n.º 20 – bairro Morobá – Aracruz (ES) ou pelo telefone: (27) 3296-1357.

INFORMAÇÕES À IMPRENSA: Assessoria de Comunicação da Prefeitura de Aracruz – Marcelo Rebelo – Tel.: (27) 3296-4507 – E-mail: comunicacao@pma.es.gov.br, mrebelo@aracruz.es.gov.br